四、 應用項目管理軟件的益處

應用項目管理軟件有很多益處。下面介紹一些：

1． 精確性

應用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網絡圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設有大量內部例行程序檢查用戶的錯誤。

2． 經濟性

基于個人電腦的項目管理軟件售價約400-700美元。這個價格對于個人來說顯得昂貴些，但對大多數業(yè)務而言，這樣的軟件確實物有所值。

3． 使用簡便

近幾年來，項目管理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓練可以完全掌握。這一特點，加上價格能接受，便利項目管理軟件的用戶迅速增加。

4． 處理復雜問題的能力

顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數據方面）確實要比人工簡便得多。對于只有少數活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此復雜工作的協(xié)助作用顯得必不可少了。

5． 可維護性和可更改性

對人工系統(tǒng)進行項目信息的維護和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理沒有應用計算機，那么每次發(fā)生變化時，項目人員不得不人工重新設計網絡圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數據資源的任何更改都會自動反應到網絡圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發(fā)生一些變化（至少一點兒）。

6． 保持記錄

項目管理軟件的一個主要優(yōu)點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料。在準備優(yōu)質的報表或將來做計劃時，會用到這些數據資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。

7． 速度

收集好相關數據資料并且輸入后，軟件能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工創(chuàng)建、修改計劃、進度計劃和預算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內便可完成修改工作，省下的時間通常足夠來支付軟件的價格了。

8． 假設分析

進行假設分析是項目管理軟件的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優(yōu)點。正如前面討論的，假設分析使用戶可以了解項目中發(fā)生的各種情形的效果。用戶在軟件上運行不同的情景，然后做出評估。這樣，項目經理對某些偶發(fā)事件可以做好計劃準備，并估計相應的結果。進行假設分析如果不使用軟件是難以想象，甚至是不可能的。

五、 應用項目管理軟件的注意事件

盡管使用項目管理軟件有許多益處，但在使用過程中也有一些應該注意的地方，同時盡可能避免其中的一些陷阱。

1． 沉溺于軟件程序中

有時，一些項目經理會沉溺于項目管理軟件。某個項目經理可能會把大量時間投入軟件中，擺弄那些報表、功能，把工件中主要的部分-人員拋在腦后。

2． 安全錯覺

項目管理軟件有時會使項目經理產生一種安全錯覺。主要以幾種方式：首先，項目經理會認為，由于有功能強大的軟件，項目會管理完成得更出色。其次，如果項目偏離計劃，項目經理會認為軟件能有辦法讓項目回到正常軌道上來。第三，軟件如果使用不當，它可能會顯示項目進行良好，但實際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠遠不夠的。

3． 信息超載

項目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時可怕的數量能導致危險局面。應該只使用有合適功能的軟件。項目經理要克制自已，避免使用某些功能，生成更多的報表和數據資料，卻對成功地完成項目毫無益處。

4． 學習曲線

要熟練使用項目管理包，確實需要花些時間。所需時間根據個人的不同情況和經歷而不同。對于那些目前不使用計算機和商業(yè)軟件的人來說，會有一個非常明顯的學習曲線。然后，近幾年來，由于軟件越來越易于使用，使得為掌握軟件應用而需要的學習培訓時間大大縮短了。

5． 過度依賴于軟件

由于項目管理軟件的應用越來容易和有趣，同時軟件提供了大量很有吸引力的特性，使得項目經理開始過分依賴于軟件。對項目管理缺乏基本知識的人有時使用軟件，但卻不知道軟件的真正用途。如果沒有掌握項目管理的基本概念，軟件沒有什么意義了。通俗地說，項目管理軟件僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個工具，軟件自己并不能管理項目。你進行項目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團隊的技能。